Wczytuję dane...
Dzierżawa

dzierzawa

Leasing, dzierżawa drukarek i kserokopiarek w Warszawie – najważniejsze informacje

formularz

W dzisiejszych czasach posiadanie drukarki w biurze jest czymś oczywistym. Świat idzie do przodu i funkcja samego drukowania często nie wystarcza. Obecnie w każdej firmie znajduje się przynajmniej jedno urządzenie wielofunkcyjne. Bardzo dużą popularnością cieszy się leasing drukarek oraz dzierżawa drukarek i kserokopiarek. Z naszego poradnika dowiesz się, czym się kierować podpisując umowę dzierżawy lub leasingu kserokopiarki.

Urządzenia MFP czyli kserokopiarki są ważną częścią biznesu. Bez względu na to, czy potrzebujesz ich do zaspokojenia codziennych potrzeb biurowych, czy do podjęcia większego nakładu wydruków lub skanów. Kupno kserokopiarki, to tylko jeden ze sposobów na zdobycie takiej maszyny. Jeśli Twoja firma nie może sobie pozwolić na pokaźną sumę wymaganą do zakupu, możesz rozważyć inne alternatywy finansowania, takie jak: dzierżawa lub leasing kserokopiarek. Nieodzowną częścią pierwszego modelu biznesowego, jest podpisanie kontraktu opieki serwisowej. Na czym to polega? O tym w dalszej części.

Jakie są koszty zakupu kserokopiarki?

Zanim omówimy kwestię dzierżawy czy leasingu kserokopiarki, ważne jest, aby poznać koszt takiego urządzenia. W zależności od potrzeb Twojego przedsiębiorstwa, ceny zaczynają się od 3.000 zł netto do prawie 60.000 zł netto! Wysoka prędkość drukowania i skanowania, więcej podajników papieru, wygodny i intuicyjny wyświetlacz LCD i duża pamięć RAM, przystawki "wykańczające" dokumenty (tzw. finiszery, które za Ciebie zszywają, składają, dziurkują, broszurują dokumenty) to tylko niektóre z funkcji, które zwykle można znaleźć w wysokiej klasy urządzeniach MFP. To wszystko przekłada się na komfort pracy no i oczywiście na końcową cenę kserokopiarki.

Zazwyczaj każda firma ma określone potrzeby i może zdarzyć się, że nie korzysta ze wszystkich funkcji którymi dysponuje urządzenie. W przypadku zakupu, konieczne jest również uwzględnienie kosztów utrzymania maszyny, amortyzacji podatkowej, dostaw materiałów eksploatacyjnych, serwisów i niestety przerw w drukowaniu (jeśli maszyna nie jest podpięta do monitoringu). Jeśli zakup nie jest dla Ciebie odpowiednim rozwiązaniem, przeanalizuj poniższą tabelę aby odpowiedzieć sobie na pytanie, ile będzie Cię kosztować wynajem kserokopiarki?

Przybliżone koszty wynajmu nowej kserokopiarki.

Wolumen wydruków

Funkcjonalność

Miesięczna ilość kopii A4 (1000 mono + 1000 kolor)

Szacunkowy koszt miesięczny

Opłata za wydruki

Niski

Podstawowa konfiguracja (wydruki A3, A4, do 1000 skanów / miesiąc)

Do 2000 / miesięcznie

350,00 zł netto

250,00 zł netto

Średni

Wszystko co w pakiecie „Niskim” + wi-fi, konwertowanie dokumentów do formy edytowalnej (OCR).

Do 2000 / miesięcznie

400,00 zł netto

250,00 zł netto

Wysoki

Wszystko co w pakiecie „Średnim” + wykańczanie dokumentów, dodatkowe banki papieru, autoryzacja wydruków i czytnik kart (np. z systemu RCP)

Do 2000 / miesięcznie

600,00 zł netto

250,00 zł netto

Dzierżawa drukarek lub kserokopiarek a leasing – różnice

Dzierżawa kserokopiarek dla wielu jest tym samym co leasing kserokopiarek czy drukarek. Nie są to jednak tożsame pojęcia. Choć na dłuższą metę umowa leasingu jest tańsza, należy pamiętać, że warunki leasingu mogą nie być tak elastyczne, jak warunki dzierżawy kserokopiarki. Istnieje wiele innych różnic, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o wynajmie lub dzierżawie.

Dzierżawa kserokopiarki a leasing

Umowa dzierżawy

Umowa leasingu

Umowy krótkoterminowe (od 1 do 5 lat).

Umowy długoterminowe (od 3 do 5 lat).

Ubezpieczenie maszyny w cenie.

Brak ubezpieczenia w racie, z reguły trzeba wykupić je oddzielnie.

Możliwość umieszczenia wydruków w abonamencie.

Stała rata + koszt od kopii.

Sprzęt nie jest Twoją własnością.

Możliwość wykupu.

Koniczne podpisanie umowy serwisowej z autoryzowanym przedstawicielem Konica Minolta / Canon lub innego producenta.

Nie musisz mieć firmy dbającej o Twoją maszynę ale z reguły generuje to wyższe koszty.

Na koniec umowy zwracasz urządzenie i możesz wziąć nowe.

Z reguły musisz wykupić kopiarkę, jest Twoja i często po okresie umowy przestarzała technologicznie.

3 czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze kserokopiarki:

  1. Wykorzystanie
    Do czego Ci jest potrzebna? Jak możesz przyspieszyć procesy biznesowe w Twojej firmie? Ile produkujesz wydruków i skanów (policz roczną ilość ryz papieru zamawianego do biura, podziel to przez miesiące i uzyskasz szacunkowy wolumen wydruków, ryza = 500 kartek :) )?

  2. Dodatkowe funkcje
    Zastanów się czy chcesz tonąć w kablach czy wolisz aby urządzenie było podpięte bezprzewodowo do Twojej sieci. Może ważna dla Ciebie jest możliwość wydruku z urządzeń mobilnych? A może chciałbyś żeby skanowane dokumenty konwertowały się w mgnieniu oka dla Worda lub Excela, a prezentacje dla klientów- kopiarka automatycznie zszywała i sortowała?

  3. Obsługa serwisowa
    Zastanów się czy chcesz aby Twój pracownik poświęcał czas na zgłębianie wiedzy o kopiarce? Czy wolisz oddać ją pod kontrakt obsługi serwisowej wykwalifikowanej firmie, która systematycznie inwestuje w rozwój techników i ma autoryzację producentów kopiarek? Czy masz oprogramowanie monitorujące, które przesyła do Ciebie kody usterek serwisowych? Nawet jeśli tak to te numery niewiele będą Ci mówić. Oprogramowanie może jednocześnie informować opiekuna kontraktu oraz Twojego Office Managera o kończącym się tonerze.

Kiedy powinieneś dzierżawić kserokopiarkę a kiedy leasingować?

Wynajem kserokopiarki jest odpowiedni dla firm, które szukają umowy średnioterminowej na okres od kilku miesięcy do kilku lat. Dzierżawa charakteryzuje się elastycznymi warunkami umowy, częstszą możliwością wymiany urządzenia na nowe i gwarantowanym serwisem i materiałami eksploatacyjnymi w cenie kopii (papier prawie nigdy nie jest wliczony).

W przypadku młodych firm dzierżawa może być jedyną opcją. Przy ograniczonym kapitale, start-upy mogą potrzebować inwestować gdzie indziej, aby się rozwijać, dlatego zakup kserokopiarki byłby wydatkiem obciążającym budżet. Finansowanie pozwoli im na korzystanie z lepszej i bardziej efektywnej maszyny. W ten sposób, firma może czerpać korzyści z posiadania modelu z najwyższej półki przy minimalnym ryzyku i kosztach .

Dzierżawa kserokopiarek Warszawa - plusy i minusy 

Plusy:

  • Brak opłaty początkowej,

  • Gwarantowana opieka serwisowa,

  • Dostęp do najnowszych technologii,

  • Ubezpieczenie przedmiotu dzierżawy w cenie czynszu dzierżawnego.

Wady:

  • Nie jesteś właścicielem urządzenia po zakończeniu umowy.

Leasing kserokopiarek w Warszawie – kiedy się zdecydować?

Okres leasingu to zwykle od trzech do pięciu lat. Zwykle wiąże się to z opłatą początkową np. 10% wartości przedmiotu leasingu oraz wykupem. Jedną z zalet leasingu kserokopiarek jest to, że nie zamraża on kapitału i w dłuższej perspektywie jest tańszy niż dzierżawa. Jeśli masz pewność co do długości kontraktu i urządzenia z które ma być przedmiotem leasingu, skorzystaj z leasingu kserokopiarki. Jeśli jednak zdecydujesz się rozwiązać umowę przed jej wygaśnięciem, będziesz zobligowany do zapłaty całości pozostałej kwoty z umowy. 

Leasing kserokopiarek a umowa serwisowa

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać to umową serwisową. Umowa serwisowa jest obowiązkowa przy dzierżawie, natomiast przy umowie leasingowej już nie.

Co obejmuje?

  • regularna konserwacja,
  • naprawy,
  • wymiany tonerów i materiałów eksploatacyjnych

Upewnij się, że umowa serwisowa obejmuje nie tylko wymienione usługi, ale również części i robociznę. W przeciwieństwie do miesięcznego abonamentu, usługi mogą być oparte na miesięcznym zużyciu (od kopii i wydrukowanych stron). Niektóre umowy mogą zawierać oba elementy.

Kiedy okres umowy leasingowej dobiegnie końca, masz dwie możliwość:

  • Kupić maszynę,

  • Zwróć to dostawcy.

Plusy i minusy wynajmu kserokopiarki:

Plusy:

  • Niższe opłaty i całkowity koszt umowy,

  • Możliwość wykupu na koniec umowy.

Wady:

  • Dłuższe umowy niż dzierżawa (ok. 3-5 lat),

  • Przy zakończeniu umowy należy uiścić ostatni czynsz czyli tzw. wykup,

  • Mało elastyczne warunki umowy.

Wypełnij poniższy formularz a pomożemy dobrać Ci optymalne rozwiązanie.

 
*pola obowiązkowe